Ein Zoll-Audit. Das mag spannend klingen, ist aber vor allem eine Realität, mit der man als international tätiges Unternehmen früher oder später konfrontiert wird. Ob Sie mit Einfuhrzöllen, präferenziellen Ursprungserklärungen oder der Lagerung unter Zollaufsicht arbeiten: Eine Kontrolle durch den Zoll kann jederzeit stattfinden.
Eine gute Vorbereitung verhindert Stress, Zeitverlust und finanzielle Rückschläge. Aber was genau beinhaltet ein Zoll-Audit? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen darauf gut vorbereitet ist?
Was ist ein Zoll-Audit?
Bei einem Zoll-Audit prüft der niederländische Zoll, ob Ihr Unternehmen alle Gesetze und Vorschriften bezüglich der Einfuhr, Ausfuhr und Lagerung von Waren einhält. Denken Sie an:
- Korrektheit der Anmeldungen
- Richtigkeit der Warencodes
- Ursprungsdokumentation
- AEO-Bewilligungen oder besondere Zollverfahren
- Führung von Verwaltung und Verfahren
Der Fokus liegt nicht nur auf Ihren Prozessen, sondern auch auf der zugrunde liegenden Dokumentation und Ihrer internen Organisation. Besonders wenn Sie mit fiskalischer Vertretung oder Waren unter Aussetzung arbeiten, ist es entscheidend, dass alles stimmt.
Die größten Risiken? Unvollständige Verwaltung
Viele Unternehmen haben ihre Logistik gut im Griff, vergessen aber, dass jeder Zollprozess auch eine administrative Spur erfordert. Bei einem Audit wird unter anderem geprüft:
- Einkaufs- und Verkaufsrechnungen
- Transportdokumente
- Ursprungsnachweis
- Nachweis der Zahlung von Zöllen und Mehrwertsteuer
- Interne Verfahrensbeschreibungen
Fehlen Informationen? Oder stimmen die Daten nicht mit der Anmeldung überein? Dann kann dies zu Nachforderungen, Bußgeldern oder sogar zum Entzug von Genehmigungen führen.
So bereiten Sie sich gut vor
Ein erfolgreiches Zoll-Audit beginnt lange bevor die Einladung bei Ihnen eintrifft. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese vier Schritte den Unterschied machen:
- Erfassen Sie Ihre Prozesse
Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, wer was im Zollprozess tut. Welche Systeme verwenden Sie? Wer kontrolliert die Daten? Wo liegt das Fehlerrisiko? - Sorgen Sie für eine gute Aktenführung
Sammeln Sie alle Dokumente zu Zolltransaktionen. Von Rechnungen und CMRs bis hin zu Ursprungserklärungen und der Kommunikation mit Agenten. - Führen Sie eine interne Prüfung durch
Simulieren Sie ein Audit. Prüfen Sie, ob Ihre Aktenführung vollständig ist, ob die Warencodes aktuell sind und ob die Verfahren der Praxis entsprechen. - Ziehen Sie Experten hinzu
Ein Zoll-Audit erfordert Spezialwissen. Besonders bei komplexeren Prozessen kann externe Unterstützung Ihnen viel Zeit und Kosten ersparen.
Van der Helm hilft Ihnen, auditsicher zu arbeiten
Bei Van der Helm unterstützen wir Unternehmen täglich bei der Optimierung und Sicherung ihrer Zollprozesse. Von administrativer Unterstützung über die Einrichtung interner Verfahren bis hin zur Vorbereitung auf Audits. Gemeinsam ermitteln wir Ihre Risiken und stellen sicher, dass Sie jede Kontrolle mit Zuversicht angehen. Möchten Sie mehr über unsere Unterstützung bei Zollprozessen erfahren? Dann besuchen Sie unsere Seite zur Zollabwicklung.