Een douane-audit. Het klinkt misschien spannend, maar het is vooral een realiteit waar je als internationaal opererend bedrijf vroeg of laat mee te maken krijgt. Of je nu werkt met invoerrechten, preferentiële oorsprongsverklaringen of opslag onder douanetoezicht: een controle door de Douane kan altijd plaatsvinden.
Een goede voorbereiding voorkomt stress, tijdverlies en financiële tegenvallers. Maar wat houdt een douane-audit precies in? En hoe zorg je dat jouw organisatie hier goed op is ingericht?
Wat is een douane-audit?
Bij een douane-audit controleert de Nederlandse Douane of jouw bedrijf voldoet aan alle wet- en regelgeving rondom invoer, uitvoer en opslag van goederen. Denk aan:
- Correctheid van aangiftes
- Juistheid van goederencodes
- Oorsprongsdocumentatie
- AEO-vergunningen of bijzondere douaneregelingen
- Bijhouden van administratie en procedures
De focus ligt niet alleen op je processen, maar ook op de onderliggende documentatie en je interne organisatie. Zeker als je werkt met fiscale vertegenwoordiging of goederen onder schorsing, is het cruciaal dat alles klopt.
De grootste risico’s? Onvolledige administratie
Veel bedrijven hebben hun logistiek goed op orde, maar vergeten dat elk douaneproces ook een administratief spoor vraagt. Bij een audit wordt onder andere gekeken naar:
- Inkoop- en verkoopfacturen
- Transportdocumenten
- Bewijs van oorsprong
- Bewijs van betaling van rechten en btw
- Interne procedurebeschrijvingen
Mist er informatie? Of kloppen de gegevens niet met de aangifte? Dan kan dat leiden tot naheffingen, boetes of zelfs het intrekken van vergunningen.
Zo bereid je je goed voor
Een geslaagde douane-audit begint lang vóórdat de uitnodiging op je mat valt. Onze ervaring leert dat deze vier stappen het verschil maken:
- Breng je processen in kaart
Zorg dat je precies weet wie wat doet in het douaneproces. Welke systemen gebruik je? Wie controleert de data? Waar zit het risico op fouten? - Zorg voor dossiervorming
Verzamel alle documenten rondom douanetransacties. Van facturen en CMR’s tot oorsprongsverklaringen en communicatie met agenten. - Voer een interne check uit
Simuleer een audit. Kijk of jouw dossiervorming compleet is, of de goederencodes actueel zijn en of procedures overeenkomen met de praktijk. - Schakel expertise in
Een douane-audit vraagt specialistische kennis. Zeker bij complexere processen kan externe ondersteuning je veel tijd en kosten besparen.
Van der Helm helpt je auditproof te werken
Bij Van der Helm helpen we bedrijven dagelijks bij het optimaliseren en borgen van hun douaneprocessen. Van administratieve ondersteuning tot het opzetten van interne procedures en het voorbereiden op audits. Samen brengen we jouw risico’s in kaart en zorgen we dat jij met vertrouwen elke controle ingaat. Meer weten over onze ondersteuning bij douaneprocessen? Bekijk dan onze pagina over douane-afhandeling.