Internationaal zakendoen biedt volop kansen, maar zonder een correcte douaneaangifte kom je niet ver. De douane controleert streng en fouten leiden al snel tot vertraging, extra kosten of zelfs boetes. Toch merken we dat veel bedrijven nog worstelen met wat er precies nodig is voor een foutloze aangifte.
In deze blog leggen we stap voor stap uit welke documenten, gegevens en systemen je nodig hebt om jouw douaneaangiftes soepel te laten verlopen. En we laten zien hoe Van der Helm je helpt om dat proces sneller, veiliger en efficiënter te maken.
Waarom een foutloze aangifte zo belangrijk is
Een correcte douaneaangifte is essentieel voor het vrijgeven van goederen bij import of export. De douane controleert op juiste indeling, waarde, oorsprong, btw en invoerrechten. Elke onvolledigheid of fout kan leiden tot vertragingen, aanvullende inspecties of administratieve kosten.
Juist omdat het proces complex is, kiezen steeds meer bedrijven ervoor om hun douanezaken uit te besteden aan een gespecialiseerde partij. Bij Van der Helm zorgen wij ervoor dat je altijd voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, zonder gedoe of verrassingen.
Dit heb je minimaal nodig voor een correcte douaneaangifte
Een goede voorbereiding begint bij het verzamelen van de juiste gegevens. Voor elke aangifte heb je doorgaans het volgende nodig:
• Een commerciële factuur
• Een paklijst
• De juiste HS-code (douanetariefcode) van het product
• Gegevens over de herkomst van de goederen
• Transportdocumenten zoals een vrachtbrief of airwaybill
• Eventueel een certificaat van oorsprong of invoervergunning
• Het EORI-nummer van je bedrijf
• Een correcte goederenomschrijving en waardebepaling
Afhankelijk van de bestemming en het type goederen kunnen aanvullende documenten vereist zijn. Denk aan fytosanitaire certificaten, CE-conformiteitsverklaringen of dual-use vergunningen. Wij beoordelen per zending wat er nodig is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Veelgemaakte fouten bij douaneaangiftes
Fouten ontstaan vaak door gebrek aan kennis of onvolledige informatie. De meest voorkomende valkuilen zijn:
- Verkeerde HS-code gebruikt, waardoor je te veel of te weinig invoerrechten betaalt
- Onjuiste waardebepaling of factuur zonder incoterm
- Foutieve landcode van oorsprong
- Ontbrekende vergunningen of certificaten
- Onduidelijke omschrijving van het product
Bij Van der Helm controleren we elke aangifte vooraf. Zo verklein je het risico op boetes of vertragingen en weet je zeker dat je compliant bent.
Zo helpt Van der Helm jouw douaneaangifte te optimaliseren
Wij nemen niet alleen het werk uit handen, maar verbeteren ook jouw douaneproces. Met onze digitale systemen en realtime portalen heb je altijd inzicht in status, documentatie en deadlines. Je weet precies wat nog ontbreekt en waar je aan toe bent.
Onze douanespecialisten begeleiden je actief, adviseren over fiscale voordelen en denken mee over de slimste indeling van jouw goederen. Voor internationale bedrijven bieden we ook fiscale vertegenwoordiging aan, zodat je zonder btw-afdracht kunt importeren in Nederland.
We zorgen voor:
• Volledige begeleiding bij import en export
• Digitale verwerking van jouw douanedocumenten
• Realtime inzicht via ons klantenportaal
• Foutcontrole vóór indiening
• Ondersteuning bij productclassificatie en vergunningen
• Fiscale vertegenwoordiging bij invoer
Zekerheid aan de grens begint met goede voorbereiding
Wil je jouw goederen zonder vertraging de grens over? Dan is een correcte douaneaangifte onmisbaar. Van der Helm helpt je daarbij, met slimme systemen, persoonlijke begeleiding en diepgaande douane-expertise. Meer over onze douanediensten lees je op: Douane-afhandeling.