Iedere organisatie die goederen importeert of exporteert binnen of buiten de EU, heeft een EORI-nummer nodig. Dit Economic Operators Registration and Identification-nummer identificeert bedrijven bij de Douane en wordt gebruikt bij alle douanehandelingen.
Het lijkt een formaliteit, maar een fout in het EORI-nummer kan grote financiële gevolgen hebben. Zeker voor de douanevertegenwoordiger.
Wat is een EORI-nummer?
Een EORI-nummer is een uniek identificatienummer dat bedrijven gebruiken in hun communicatie met de Douane. Zonder dit nummer kun je geen douaneaangifte doen of zendingen verwerken.
Bedrijven vragen het EORI-nummer aan bij de Douane, waarbij ze kunnen kiezen of hun gegevens zichtbaar worden in het openbare register van de Europese Commissie.
Het risico van een onjuiste EORI
Juist daar schuilt het gevaar. Als een bedrijf géén toestemming geeft voor openbare vermelding, kun je online wel zien dat een EORI geldig is, maar niet van wie het is.
Dat betekent dat een klant geregistreerd kan worden met een verkeerd EORI-nummer, met alle gevolgen van dien.
Gebruik je als douanevertegenwoordiger per ongeluk het EORI van een andere entiteit dan de partij waarvoor je gemachtigd bent, dan vertegenwoordigt jouw aangifte de verkeerde onderneming. In dat geval vervalt de geldigheid van de machtiging en kun jij als vertegenwoordiger aansprakelijk worden gesteld als schuldenaar.
Het Gerechtshof Amsterdam bevestigde dit onlangs opnieuw: bij de vraag wie als aangever geldt, is het gebruikte EORI-nummer doorslaggevend, niet de naam of het adres in de aangifte.
Lees hier de uitspraak.
Waar moet je als organisatie op letten?
Controleer altijd zorgvuldig of het EORI-nummer daadwerkelijk bij je klant hoort. Vraag om bewijsstukken zoals:
- een recent KvK-uittreksel;
- een EORI-registratiebewijs;
- of andere documentatie waarin de koppeling tussen het nummer en de juridische entiteit duidelijk wordt.
Daarnaast is het belangrijk alert te blijven bij buitenlandse klanten. Sommige concerns hebben EU-filialen met een EORI, terwijl het hoofdbedrijf buiten de EU gevestigd is. In dat geval kan een bedrijf ten onrechte als direct vertegenwoordigd worden opgevoerd – iets wat niet is toegestaan en kan leiden tot hoofdelijke aansprakelijkheid.
Voorkomen is beter dan corrigeren
Een simpele controle op het EORI-nummer en het vestigingsadres van je klant voorkomt grote risico’s.
Zorg dat je deze gegevens periodiek controleert, leg de bewijsstukken vast in je klantdossier en wees extra alert bij nieuwe relaties.
Bij Van der Helm helpen we onze klanten dagelijks om risico’s in de internationale keten te beperken. Onze douane-experts adviseren en begeleiden bij correcte registratie, documentatie en naleving van Europese regelgeving.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij EORI-controle en douaneprocessen?
Neem contact op met onze specialisten.